Office Coordinator 

• Bycie pierwszym punktem kontaktu dla gości – zapewnianie profesjonalnego powitania i kierowanie ich do odpowiednich osób.
• Codzienne wsparcie w zakresie obsługi recepcji, w tym odbieranie telefonów, obsługa zapytań i przyjmowanie przesyłek.
• Zarządzanie rejestracją gości oraz dostępem do budynku poprzez aplikację właściciela obiektu – zarówno dla pracowników, jak i odwiedzających – zgodnie z obowiązującymi procedurami bezpieczeństwa.
• Wsparcie w organizacji spotkań, rezerwacji sal i koordynacji kalendarza, szczególnie przy większych wydarzeniach wewnętrznych lub wizytach gości z innych lokalizacji.
• Pomoc w organizacji podróży służbowych (np. hotele, transport) dla pracowników i gości przy specjalnych wizytach lub wydarzeniach, zgodnie z polityką samoobsługowych podróży służbowych GN.
• Zamawianie i kontrola zapasów materiałów biurowych.
• Kontakt z dostawcami usług, firmami kurierskimi i cateringowymi w celu zapewnienia płynnego funkcjonowania biura.
• Nadzór nad obiegiem dokumentów – zwłaszcza faktur od dostawców biurowych – w tym ich wstępna akceptacja i zapewnienie prawidłowego przypisania do odpowiednich centrów kosztów.
• Utrzymywanie porządku w systemach przechowywania dokumentów (zarówno cyfrowych, jak i fizycznych), tak aby były łatwo dostępne i dobrze zorganizowane.
• Wsparcie w planowaniu i koordynacji wydarzeń wewnętrznych.
• Monitorowanie bieżących spraw dotyczących funkcjonowania biura i zgłaszanie problemów technicznych oraz śledzenie ich rozwiązania.
• Współpraca z zespołami wewnętrznymi przy różnych inicjatywach administracyjnych.
• Wsparcie działań optymalizujących procesy, zgodnie z polityką GN.
• Doraźne wsparcie administracyjne dla zespołu SDC Warsaw i zespołu Finance Operations – głównie jako zastępstwo w przypadku nieobecności Asystenta Finansowego.
• Zarządzanie komunikacją wewnętrzną dotyczącą wydarzeń biurowych, logistyki i operacji w budynku.
• Aktualizacja i utrzymanie dokumentacji związanej z biurem oraz terminowe informowanie pracowników o wszelkich zmianach, w tym instrukcjach i regulacjach BHP – we współpracy z Koordynatorem ds. Zdrowia i Bezpieczeństwa.
• Pełnienie roli głównego punktu kontaktu w komunikacji z właścicielem budynku oraz dostawcami usług biurowych (np. sprzątanie, konserwacja, ochrona itp.).

W swojej roli będziesz ściśle współpracować z wewnętrznymi zespołami, wspierając różne inicjatywy administracyjne – w szczególności z działami People & Culture (P&C), Finanse, R&D, Digital, Data and IT (DDI).

Aby skutecznie realizować zadania na tym stanowisku, zakładamy, że posiadasz:

• Tytuł licencjata lub magistra w dziedzinie biznesu, administracji lub pokrewnej.
• Doświadczenie zawodowe w podobnym obszarze – przy projektach administracyjnych oraz pracy na recepcji.
• Rozwinięte umiejętności organizacyjne oraz zdolność do ustalania priorytetów i zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie.
• Jasny i profesjonalny styl komunikacji – zarówno w mowie, jak i na piśmie.
• Wysoki poziom samodzielności i otwartość w relacjach z innymi.
• Podejście procesowe oraz skrupulatną dbałość o szczegóły.
• Orientację na klienta, wspartą skuteczną komunikacją interpersonalną.
• Elastyczne i zorientowane na rozwiązania podejście, umiejętność radzenia sobie w zmiennym środowisku, punktualność i konsekwencję.
• Doświadczenie w pracy z pakietem Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint).
• Zaawansowaną znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie – lub angielskiego i polskiego.

• Atrakcyjne wynagrodzenie, roczną premię oraz konkurencyjny pakiet benefitów, w tym prywatną opiekę medyczną, kartę lunchową/kafeterię, ubezpieczenie na życie i plan emerytalny.
• Środowisko pracy umożliwiające współpracę z wieloma interesariuszami, wsparcie merytoryczne oraz możliwość dzielenia się wiedzą i najlepszymi praktykami.
• Możliwości rozwoju zawodowego i osobistego w międzynarodowym środowisku, które inspiruje do działania.
• Nowoczesne biuro w dogodnej lokalizacji – w centrum Warszawy.
• W GN promujemy elastyczny model pracy, gdzie zaufanie do pracowników idzie w parze z odpowiedzialnością. Wierzymy, że nasi pracownicy sami najlepiej wiedzą, kiedy współpraca osobista daje lepsze efekty niż praca hybrydowa, i są obecni wtedy, gdy jest to naprawdę potrzebne.

Zachęcamy do aplikowania:

Nawet jeśli nie spełniasz wszystkich wymienionych wcześniej wymagań, chętnie zapoznamy się z Twoją aplikacją, jeśli uważasz, że posiadasz kompetencje możliwe do przeniesienia na to stanowisko.
Bardzo cenimy odpowiednie nastawienie i motywację, zgodną z naszymi wartościami – tak, aby wspierać rozwój nie tylko Twój, ale także Twojego zespołu i całej organizacji GN.

Stawiamy na inkluzywny proces rekrutacyjny:

Wszyscy kandydaci mają równe szanse zatrudnienia. Dlatego zachęcamy do przesyłania CV bez zdjęcia, aby zapewnić sprawiedliwy i przejrzysty proces rekrutacyjny.

Jeśli masz szczególne potrzeby związane z udziałem w rozmowie rekrutacyjnej, poinformuj o tym rekrutera przy potwierdzeniu udziału w spotkaniu.

Jak aplikować?

Kliknij przycisk „APLIKUJ”. Aplikacje rozpatrywane są na bieżąco, dlatego nie zwlekaj z przesłaniem swojego CV.

Nie masz dużo czasu?

Możesz przesłać tylko aktualne CV i kilka zdań opisujących Twoją motywację – szybko i wygodnie.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o stanowisku, napisz do nas na adres: aniewiadomy@gn.com

Mamy nadzieję, że dołączysz do naszej wspólnej podróży i z niecierpliwością czekamy na Twoją aplikację.